Vie de contrat

L’adhésion

Un dossier d’adhésion est fourni par le service du personnel, sur ce document il y a une partie à compléter par la société pour indiquer l’établissement, la date d’entrée dans les effectifs, la date d’adhésion, et le type de contrat. Ensuite, l’assuré indique ses informations personnelles, coordonnées postales, choix de garanties, télétransmission et informations sur le ou les ayants droit. Pour constituer le dossier, il faut y joindre : RIB, attestation de droits et mandat SEPA (si cotisation individuelle). Ce document doit nous être retourné cacheté par la société.

La radiation

La radiation du contrat intervient lors de la sortie de l’adhérent des effectifs de la société à laquelle il est rattaché, le service du personnel fourni un bulletin de sortie sur lequel l’assuré coche la radiation totale ou la portabilité des droits (à titre gratuit, sur 12 mois maximum et à condition d’être indemnisé par Pôle emploi). Ce document doit être retourné cacheté à nos services, nous nous rapprochons ensuite directement de l’assuré par mail ou courrier afin de confirmer la fermeture de ses droits ou faire la demande de pièces justificatives pour le maintien de droits.

Dispense

Si l’assuré ne souhaite pour souscrire le contrat collectif de sa société car il dispose déjà d’une mutuelle à titre individuel ou par le biais d’un conjoint, ou pour autre raison, il est aussi possible de demander une dispense du contrat proposé par son employeur, cette demande est à faire auprès du service du personnel, chaque employeur a ses conditions de renonciation.

Ajout d’un ayant droit

Selon les conditions du contrat, une demande d’ajout ou radiation d’ayant droit peut être faite directement à COGEVIE, ou nécessite un bulletin de modification à demander au service du personnel. Elle sera toujours accompagnée de l’attestation de droits à la Sécurité sociale de la personne concernée, ou de l’extrait d’acte de naissance pour un nouveau–né.

Justificatif de situation enfant majeur

Un enfant majeur peut rester sur le contrat de ses parents, à partir du moment où il peut fournir un des justificatifs de situation indiqué dans les conditions du contrat santé. COGEVIE adressera tous les ans vers le mois de SEPTEMBRE un courrier demandant l’envoi du justificatif pour valider les droits de l’enfant majeur concerné sur l’année suivante complète. Sans réception, les droits seront fermés automatiquement au 31 décembre. Selon les conditions fixées par l’assureur, l’âge maximal d’un enfant majeur sur le contrat d’un parent peut varier de 26 à 28 ans.

Niveau de garantie

Le niveau de garantie est à disposition de l’adhérent dans le livret assuré fourni par la société. Une société peut proposer un contrat avec plusieurs niveaux de garanties à choisir au moment de son adhésion. La modification des garanties est possible selon les conditions fixées par l’assureur du contrat et indiquées dans le livret assuré.

Modification coordonnées postales

En cas de changement de coordonnées postales, l’adhérent peut nous indiquer la modification par mail, courrier, téléphone ou via son espace assuré.

Modification RIB / ayant droit

En cas de modification de coordonnées bancaires, nous invitons l’assuré principal du contrat à nous adresser l’exemplaire du RIB par mail ou courrier. Si un RIB est utilisé pour le remboursement de soins et le prélèvement de cotisation, nous invitons l’adhérent à nous préciser l’utilisation attendue du nouveau RIB.

Si un RIB doit être utilisé pour les remboursements de soins d’un ayant droit, nous invitons l’assuré principal du contrat à nous adresser une demande écrite, précisant d’utiliser telles coordonnées bancaires pour tel ayant droit, en joignant l’exemplaire du RIB.

Cotisation

Selon le contrat, les cotisations peuvent être entièrement prélevées sur le salaire de l’adhérent, avec une partie prise en charge par l’employeur, le taux de participation de ce dernier peut vous être renseigné par le service du personnel. Sur certains contrats, la souscription d’une option et/ou d’ayant droit, peut entrainer une cotisation que l’assuré doit payer directement à COGEVIE par virement, chèque ou prélèvement automatique (après mise en place d’un mandat SEPA).

Mise en place de la télétransmission

Les informations pour mettre en place la télétransmission sont sur l’attestation de droits à la Sécurité sociale, document demandé lors de la constitution du dossier d’adhésion. Nous enregistrons la caisse de rattachement de l’assuré et envoyons une demande de mise en place des échanges. La Sécurité sociale a un délai de réponse de quelques jours, l’adhérent à la possibilité de connaitre l’avancement depuis son espace AMELI.fr, si la télétransmission est effective, la Sécurité sociale pourra nous adresser les demandes de remboursements de soins directement. Il peut y avoir un motif de refus de télétransmission pour chevauchement de contrat, cela signifie que le précédent organisme de mutuelle de l’assuré ne s’est pas retiré, l’adhérent doit se rapprocher de ce dernier afin de demander une annulation et ensuite revenir vers nos services. En cas de changement de caisse (changement de département ou situation professionnelle) nous vous invitons à nous adresser la dernière attestation de droits en date afin de mettre à jour nos informations, de même pour les enfants majeurs qui obtiennent leur propre numéro.