Vie du contrat
L’adhésion
Lors de l’entrée d’un salarié dans vos effectifs, vous devez mettre en place un dossier d’adhésion, composé du bulletin d’affiliation, RIB, attestation de droits et mandat SEPA (si cotisation individuelle).. Sur le bulletin il y a une partie à compléter par vos services précisant l’établissement, la date d’entrée dans les effectifs, la date d’adhésion, et le type de contrat. Ensuite, l’assuré indique ses informations personnelles, coordonnées postales, choix de garanties, télétransmission et informations sur le ou les ayants droit. Avant de nous être retourné, ce document doit nous être cacheté par vos services. Vous devez fournir à vos salariés le tableau de garanties et le livret d’assuré du contrat santé, afin que votre salarié soit renseigné sur les différents niveaux de garanties et tarifs proposés.
La radiation
Lorsqu’un salarié quitte vos effectifs vous devez compléter un bulletin de sortie, précisant la date de radiation à enregistrer et le motif de sortie. En fonction de la raison de la fin de son contrat, le salarié sortant peut cocher de fermer ses droits, ou de bénéficier d’un maintien de droits pendant 12 mois maximum, avec le même niveau de garanties et à titre gratuit. La condition principale étant d’être indemnisé par Pôle emploi. Ce document doit ensuite nous être retourné cacheté par vos services. Après traitement, nous adresserons un courrier directement à l’assuré, soit pour récupérer sa carte de tiers-payant, soit pour demander les justificatifs Pôle emploi.
Dispense
Si l’assuré ne souhaite pour souscrire au contrat collectif de sa société car il dispose déjà d’une mutuelle à titre individuel ou par le biais d’un conjoint, ou pour autre raison, c’est à vos services d’en donner l’accord selon vos conditions fixées. Par un écrit vous pouvez nous demander l’annulation ou la radiation d’une adhésion. Si 2 salariés de la même société sont en couple, et qu’ils souhaitent être rattachés sur la même adhésion, la demande doit être faite auprès de vos services.
Ajout d’un ayant droit
Selon les conditions de votre contrat, une demande d’ajout ou radiation d’ayant droit peut être faite directement à COGEVIE, si la cotisation d’ayant droit est gérée par nos services. Dans la cas où cela modifie la cotisation prélevée sur le salaire du collaborateur, vous devez fournir un bulletin de modification à votre salarié. Elle sera toujours accompagnée de l’attestation de droits à la Sécurité sociale de la personne concernée, ou de l’extrait d’acte de naissance pour un nouveau–né.
Modification coordonnées
En cas de changement de coordonnées bancaires et postales de vos services, la demande peut être enregistrée après réception d’une demande écrite. En cas de changement de SIRET ou dénomination sociale, nous demandons le nouvel extrait Kbis.
Les modifications de coordonnées bancaires et postales de vos salariés peuvent être enregistrées suite à une demande écrite de l’assuré principal du contrat.
Cotisation
Le paiement des cotisations collectives peut être fait mensuellement ou trimestriellement.
Nous adressons par défaut des bordereaux de cotisation pré-calculés, ou à déclarer, selon le type de calcul choisi. Vous avez la possibilité de nous renvoyer le bordereau complété et signé afin que nous validions votre déclaration.
Le paiement peut nous être adressé par chèque ou virement, et si un mandat SEPA est enregistré, nous pouvons programmer un prélèvement avec votre accord.
Vous pouvez choisir de faire vos déclarations via la DSN en créant votre fiche de paramétrage sur votre outil DSN. Pour plus d’information, veuillez vous référer à notre section dédiée à la DSN
Pour toutes modifications dans les conditions du contrat, nous vous invitons à vous rapprocher de votre courtier.